ウエディングプランナーには2種類ある！一貫制と分業制
「ウエディングプランナーになりたいけど、どうやって会社を選ぶべきかな？」
「プランナーの仕事内容を知りたい。自分ができるか不安だなぁ。」
ウエディング業界や、ウエディングプランナーを志望している方で、このような疑問を持つ方が多いのではないでしょうか。
私自身、プランナーとして会社に入る前は、ウエディング業界について全く知りませんでした。
どういった基準で会社選びをすれば良いか、どのような構造があるのかなど、検討がつきませんでした。
ウエディングプランナーには、大きく分けて2種類あります。
分業制と、一貫制のプランナーです。
一口にウエディングプランナーと言っても、その違いはかなり大きく、業務内容が全く異なってきます。
この記事では、そんなウエディング業界に興味がある方へ、2種類のウエディングプランナーについてお伝えします。
これを読むことで、ウエディング業界についての見方が変わり、自分に合ったウエディング会社や働き方が見えてくるかも知れません。
この記事で分かること
- 2種類のウエディングプランナーについて
- 分業制のウエディングプランナーの業務内容
- 一貫制のウエディングプランナーの仕事内容
- 分業制・一貫制のそれぞれのメリット・デメリット
- こんな人に向いている！分業制・一貫制に向く人
分業制・一貫制 ウエディングプランナーは2種類いる！
ウエディングプランナーと言っても、実は大きく分けて2種類あります。
分業制と一貫制のウエディングプランナーと呼ばれるものです。
分業制を取っているウエディング会社は、「新規営業」「打ち合わせ」「キャプテン（結婚式当日の施行担当）」それぞれの業務を分担して行なっています。
一方で、一貫制のウエディングプランナーとは、その全てを1人で行うプランナーのことを指します。
それぞれの良さがあり、次章から解説していきます。
自分はどっちが向いているかな？興味があるかな？と見てみてください。
それぞれのスペシャリスト型・分業制のウエディングプランナーの業務内容
分業制では、主に3つの業務に分かれます。
- 新規営業
- 打ち合わせ担当
- キャプテン（施行担当）
それぞれ解説していきます。
会場の顔・新規営業
新規営業は、新規でいらっしゃった新郎新婦への会場案内接客・営業です。
会場に興味を持ってご予約していただいた新郎新婦に対し、一生に一回の記念となる会場になれるように、アピールをし、ご成約をいただくことが仕事です。
営業担当のプランナーに必要なスキル
営業に必要なものとしては、
- ヒアリング力
- 会場の魅力を伝える力
- 価格交渉
上記のように、初めてお会いするお客様のニーズを、コミュニケーションを通して正確に掴みます。
そして、それを会場の魅力と合わせて、お客様にとってベストなプランを提案をしていき、料金の交渉をし、ご成約をいただくことです。
具体的な流れは以下の通りです。
- お問い合わせ
- お客様の結婚式への希望をヒアリングする
- 会場をご案内
- 見積書の作成
- ご成約
上記のような流れとなっています。
一つ一つ解説していきます。
1.お問い合わせ
新郎新婦が自分の会場を気になってくださり、お問い合わせをいただくことで、ファーストコンタクトを取れます。
会場の空き状況とおふたりのご予定を照らし合わせ、ご来館いただく日時を約束していきます。
2.お客様の結婚式への希望をヒアリングする
ご来館いただいた新郎新婦に、希望の挙式の時期や、ご予算、理想の結婚式のイメージなどをヒアリングしていき、おふたりのニーズを掴んでいきます。
ここでしっかりとヒアリングをしていくことで、後々おふたりへの提案の幅や、ふたりへプレゼンテーションする内容が変わってきます。
3.会場をご案内
ヒアリング後、会場をご案内しながら、ふたりに合わせて会場の特徴をお伝えしていきます。
例えば、この会場であれば、ふたりのご招待人数だとどのくらいの規模感で広さはどうなのか。ふたりのイメージする結婚式を、この会場ならこのような提案で実現可能であることなどを伝えていきます。
会場を実際に見ながら、お客様に合わせた結婚式の提案をしていき、この会場で結婚式をしているイメージをしてもらいます。
4.見積書の作成
イメージが湧いた会場案内後に、おふたりの希望内容に合わせて見積書を作成していきます。
ご招待人数やおふたりの会場案内中に出てきた演出の希望、お衣装の着用点数などを元に、オリジナルでお見積書を作成していきます。
また、その時に行なっているキャンペーンや来場特典などをつけて、金額の面で最大限サポートをしていきます。
その内容を一つ一つご説明し、料金や内容にご納得頂きます。
5.ご成約
お見積書説明後、空き状況から、ふたりの記念となる結婚式の日を押さえて、ご成約をいただきます。
まずはご成約いただいたお礼をお伝えし、必ずこの会場で幸せにすることをお約束します。
そして、会場の規約をご説明し、お申込み書にサインをしていただきます。
その後、打ち合わせの流れや、今後行うことについてお伝えをしていきます。
また、新郎新婦が帰られた後に、お礼のお手紙を添えていくこともあります。
このように、初対面のお客様に、300万円を任せてもらえる人として信頼してもらうことも大事です。信頼していただくに値する専門知識や、一生懸命さ、お客様のニーズを掴む力が大切になってきます。
また、ご成約後、打ち合わせのスタッフに担当が変わるため、引継ぎを行います。
会場案内で分かったおふたりのご希望や、おふたりの見積内容、お人柄などを次の打ち合わせスタッフにしっかりと伝えていきます。
こんな方に営業プランナーは向いている
- 営業経験がある
- 初対面の方にも好かれることが多い
- ニーズを掴み、提案することが得意な人
- 結婚式が好きで、人を喜ばせるのが好きな人
ウエディングプランナーの醍醐味・打ち合わせ
新規でご来館いただいた新郎新婦さまが無事ご成約された後、世界に一つだけのおふたりの結婚式を創るため、打ち合わせを行っていきます。
打ち合わせでは、結婚式に関わるもの全てを決めていきます。
打ち合わせをしていくものとしては
- コンセプト設計
- 招待状決め
- 席次表作成
- 引出物決定
- ウエディングケーキのデザイン
- お料理コースの決定
- 会場装花やブーケ
- 直前リハーサル
などなど…決めることがたくさんあります！
もちろん新郎新婦は、全て初めて行うことなので、わかりやすく説明し、リードしていかなくてはなりません。
例えば、席次表。
席次表では、間柄によって座る配置や、上座下座の考え方、肩書きの書き方など、結婚式をすることになって初めて知るしきたりも多いのです。
それを、新郎新婦に説明をし、作成していきます。
打ち合わせのウエディングプランナーに必要なスキル
打ち合わせのプランナーに必要なものは
- 結婚式の知識
- スケジューリング能力
- コミュニケーション能力
- 企画・提案力
- 交渉力
- 事務処理
打ち合わせでは、主に結婚式のアイテムや演出などを、新郎新婦の結婚式のテーマや好みに合わせて提案をしていきます。
それに納得いただき、結婚式のアイディアに取り入れていただけたら、打ち合わせ後にそのアイテムを発注します。
また、そのアイテムを見積書に反映させ、最新の見積書を作成していき、間違いがないかチェクをしながら進めていく事務作業もあります。
1.結婚式の知識
結婚式では独特のしきたりやマナーがあります。
例えば、「叔父」と「伯父」の違い。あなたは分かりますか？
実は、この違いも、打ち合わせで初めて知る方がほとんどです。
（ちなみに「叔父」は自分の親の弟や妹の旦那様に使い、「伯父」は自分の親の兄・または姉の旦那様に使う敬称です）
新郎新婦様は、結婚式を行うのが初めて、という方がほとんどです。
そのため、プロとして婚礼マナーや専門的な知識を学び、新郎新婦にお伝えしていくことが大事です。
また、地方や出身地によってもそのマナーやしきたりが異なってきます。
就職先の地域でのマナーや決まり事、県外出身者が多く挙げる式場であれば、それぞれの土地のルールを学んでおきましょう。
2.スケジューリング能力
結婚式のお申し込みは1年前にされる方が多いですが、本格的な準備が始まるのが半年〜3ヶ月前から。
月に1回ほどの打ち合わせを行う中で、いつまでに何をしていけば間に合うのかを考え、打ち合わせを組んでいきます。
それを元に、次回の打ち合わせまでに、新郎新婦にしてきて欲しいことを宿題形式で出していきます。
また、打ち合わせでは、お花屋さんとの打ち合わせやシェフとの打ち合わせなど、第三者が入る打ち合わせもあります。
そのため、全員のスケジュールを調整していき、お客様にご提案をしていきます。
3.コミュニケーション能力
営業担当から引継ぎをしてもらってから、おふたりの専属のプランナーでいるために、ふたりとの信頼関係を築いていくことが最も大事です。
おふたりが何が好きで、どういう思いを持っているのか。
結婚式への思いや、ゲストの情報など、ふたりの人生の節目となる最高の日を成功させるために、ふたりのことやゲストのことも知っていくことが大事です。
そのためには、ふたりと打ち合わせの中でもふたりを知っていく姿勢を常に忘れずにいたり、ふたりの性格を知って先回りして打ち合わせでご提案したりし、信頼を獲得していくためのコミュニケーションが必要不可欠です！
例えば、打ち合わせの何気ない会話の中で、新婦がおばあちゃんの話を嬉しそうにされていたなと思ったら、「中座相手におばあちゃまを選ばれてはどうですか？」とご提案をしていくことが出来ます。
一見雑談に見えるものでも、新郎新婦を知るヒントになって、提案に繋げていくことが出来るので、コミュニケーションを取っていくことはプランナーの命とも言えるでしょう。
4.企画・提案力
新郎新婦の好みや結婚式への思いを知った上で、「ふたりらしさ」を考えながら、ふたりに合った結婚式の演出や内容を考えて提案をしていきます。
例えば、野球好きなおふたりの場合、それを人前式に取り入れる案を考えます。
すると、ふたりの結婚を認めるゲストからの賛同の拍手の代わりに、ジェット風船を飛ばしてもらい、賛同の意を表してもらうのはどうでしょう、など野球を取り入れた案を提案していきます。
そして新郎新婦がそれを採用してくれたら、実際にジェット風船を取り扱う会社にオーダーをかけ、演出代金として新郎新婦の見積書に反映をしていきます。
このように、ふたりらしさから、オリジナリティを出して企画・提案をしていくことで、新郎新婦の満足度を上げ、より「ふたりらしさ」を出していくことに繋がります。
プランナーのアイディア次第で、新郎新婦の結婚式は変わってくると言っても過言ではありません。
この企画・提案の部分が、ウエディングプランナーの醍醐味だと思っています！
5.交渉力
新郎新婦のために企画・提案していき、たくさん演出を入れるのも良いですが、予算も有限です。
そのため、予算との兼ね合いを考え、新郎新婦に助言をしながら理想を叶えていくために調整していくこともプランナーの仕事です。
また、お花屋さんやシェフなどとの第三者との打ち合わせの際、予算内でどこまで出来るかの交渉をしていく役割でもあります。
新郎新婦の理想が分かる立場だからこそ、叶えてあげたい思いもありますが、予算内で出来るものには限界もあります。
例えば、15000円のコースが精一杯だけど、1500円のデザートビュッフェもつけたいとします。
そしたら、シェフやパティシエと相談をし、デザートビュッフェの種類を減らして全部で16000円に出来ないかなどと、少しずつ両者の折り合いをつけていきます。
このようにお値段や第三者との間に入って、交渉していく力も必要です。
6.事務処理
打ち合わせだけではなく、打ち合わせが終わった後に、事務処理も行います。
今日の打ち合わせで決まったものを発注し、見積書に反映させていきます。
また、打ち合わせでいただいた質問や、パートナーさんに問い合わせないとわからないことなどを確認していきます。
打ち合わせのまとめを行い、次回の打ち合わせの準備をします。
そして、新郎新婦にお礼のメールと見積書、本日のまとめをお送りしていくところまで行います。
このようにお打ち合わせを重ね、結婚式について内容が固まったら、当日のスタッフに分かるように、指示書を作成します。
ミスがないように、結婚式当日に関わる全員がすぐに分かるようなタイムスケジュールや資料を作成し、当日のキャプテンにおふたりの内容を伝えていきます。
打ち合わせのウエディングプランナーに向いている人
- 結婚式が好きな人
- 誰にでも親身になって一緒に考えられる人
- 話すことが好きで、提案できる人
ウエディングプランナーの花形・キャプテン
ついに迎えた結婚式当日！
新郎新婦の一番近くにいて、ふたりが計画してきた結婚式をカタチにする仕事・キャプテンです。
介添人とも呼ばれ、よく結婚式で新郎新婦の入場時に先導をしているスタッフを見たことはありませんか？
キャプテンは、結婚式当日に、新郎新婦の身の回りのお世話だけでなく、会場全体を見渡して、お料理がきちんと届けられているか、ゲストは大丈夫かなども気を配っていきます。また、タイムスケジュールを元に、どのタイミングでなんのお料理を作り始めてもらうかの指示出しをしたり、進行がスムーズにいくように、扉を開けるタイミングを指示したりと、まさに結婚式の司令塔にもなります！
キャプテンは、結婚式本番に関われることから、やりがいを強く感じられるポジションでもあります。
キャプテンに必要なスキル
- 臨機応変に適応する力
- 先読みして指示を出せる力
- コミュニケーション能力
打ち合わせプランナーから引き継いだお客様情報やタイムスケジュールを把握し、結婚式当日に円滑に行うように、スタッフ全員が動けるように指示出しをしていきます。
それでは具体的に見ていきましょう。
1.臨機応変に適応する力
結婚式は生ものです。突然のハプニングやトラブルがつきものではあります。
予定時刻になっても大事なゲストが来ない、披露宴中にご気分が悪くなったゲストがいる、突然雨が降ってきたなど、予定外のことが多く起こります。
そんな時に、現場のリーダーとして、どう対応していき、指示出しをしていくかが大事です。
当日の想定外の出来事に対し、うろたえずに、どうすべきかをその場で瞬時に判断します。
時には、新郎新婦に確認して、ご納得していただいた上で全員に指示を出していきます。
2.先読みをして指示を出す力
結婚式では、1分1秒を大事にし、進めていく世界です。
そのため、時間通りに結婚式を円滑に行うために、あらかじめふたりのタイムスケジュールを把握することはもちろん、イメージトレーニングをしていくことも大事です。
事前にイメージトレーニングをすることで、この時間でこのお料理出しを指示しよう、などと備えることが出来ます。
また結婚式当日も、スムーズに進行出来るように、先読みしてスタッフに指示を出していきます。
例えば、デザートビュッフェを行う際、何時から行いたいかを考え、そこから準備時間も逆算し、スタッフにデザートビュッフェの準備に入ってもらう指示を出すなどです。
行き当たりばったりだと、時間通りに進まない上に、突然のトラブルにも対応出来ません。
そのため、あらかじめイメージトレーニングをしていくことや、先読みをして指示を出していくことがとっても大事になってきます。
3.コミュニケーション能力
結婚式当日に、新郎新婦にご挨拶をし、ふたりの介添えを行っていくため、瞬時に信頼してもらうコミュニケーション能力や立ち居振る舞いが必要です。
新郎新婦にとっては、半年〜1年かけて創ってきた、一生に一回の結婚式です。
その一大イベントの日を任せていただくために、ふたりとコミュニケーションを取っていきます。
また、結婚式当日、スタッフやシェフ達への指示を出していくため、日頃からスタッフ間でのコミュニケーションを取り、連携していくことが重要です。
そうすることで、結婚式当日の指示出しも伝わりやすくなります。
キャプテンのプランナーに向いている人
- 熱いハートを持ちながら、冷静に判断できる人
- 的確な指示出しを行える人
- 全体を見渡す視野の広い人
分業制のプランナーの仕事まとめ
「営業」「打ち合わせ」「キャプテン」それぞれの役割と仕事内容をお伝えしました。
改めて内容を大まかにお伝えすると、
- 新規営業…ご来館いただいたカップルに、結婚式の提案をし、ご成約までする人
- 打ち合わせ…ご成約いただいたお客様と、結婚式の内容を決めていく人
- キャプテン…結婚式当日の新郎新婦の介添えや、スムーズにいくように指示を出す人
上記のように、それぞれの担当者がいて、業務を分担して行っていくことを分業制と言います。
一顧客一担当制・担当一貫制のウエディングプランナーの業務内容
今度は、一貫制のウエディングプランナーをご紹介します。
一貫制のウエディングプランナーは「新規営業」「打ち合わせ」「キャプテン」その全てを1人で担当していきます。
基本的な内容は、分業制の各プランナーが行っていることと同じです。
しかし、営業〜結婚式当日まで、1組の新郎新婦に対しずっと同じ担当でいるため、引き継ぎ等がなく、お客様にとっては、安心して結婚式準備を行えます。
その反面、分業制のそれぞれの仕事内容を一手に担うため、結婚式に対する知識はもちろん、スキルに関しても包括的に身につけていく必要があります。
しかし、１組のお客様と新規営業で出会い、おふたりのことを知りながら打ち合わせをし、一緒に考えてきた結婚式を実現していきながらふたりの晴れ舞台を見届けられる、とてもやり甲斐のある仕事です。
そのため、結婚式後も新郎新婦の家に遊びに行くなど、深い繋がりが出来るのも、一貫制の特徴です。
分業制・一貫制のそれぞれのメリット・デメリット
分業制と一貫制の違いが分かりましたが、それぞれの働く上でのメリットやデメリットは何でしょうか？
それぞれ解説していきます。
分業制のメリット
分業制を取る働き方としてのメリットを3つ挙げます。
- その分野のスペシャリストになれる
- 効率的に働ける
- 責任が分散される
1.その分野のスペシャリストになれる
分業制では、自分の役割が明確であるため、営業であれば営業スキルを極めていくことが出来ます。
そのため、効率的とも言えます。
なぜなら、得意な分野で仕事ができるからです。
例えば、喋るのが上手な方であれば、営業担当になり、多くのご成約に繋げることが出来ます。
打ち合わせ担当であれば、打ち合わせの知識を覚えて、効率的に打ち合わせをしていけます。
そのため、その分野に突出して行くことができるため、スペシャリストになれます。
2.効率的に働ける
1のように、その分野でのスペシャリストになるため、自分の担当業務の中で、効率化を測れます。
3.責任が分散される
それぞれの担当がいるため、業務を効率化しながら、責任も分散されます。
しかしながら、お客様目線で考えると、責任の所在が不明瞭になり、引き継ぎをしっかりと行わないとクレームに繋がります。
分業制のデメリット
- 結婚式の全てを把握しづらい
- 結果や数字の責任が重い
1.結婚式の全てを把握しづらい
分業制は、自分の担当を極めていける反面、全ての業務を担当出来ないため、結婚式全ての流れを把握しづらいです。
例えば、打ち合わせ担当は、結婚式当日のタイムマネジメントをするキャプテンを経験しないと、ここからここまで何分取らないといけない、などと想像しづらいのです。
そのため、他の部署との連携や想像力が大事になってきます。
2.結果や数字の責任が重い
それぞれのスペシャリストであるが故に、そこを極めて結果を出していくことを求められます。
特に、新規営業は目に見えて成約数など数字に現れるため、結果を意識し続けていく責任感は重いと言えます。
一貫制のメリット
- 一から十まで結婚式の全ての流れを把握できる
- 新郎新婦と末永いお付き合いができる
- 色んなスキルが身につく
1.全ての流れを把握できる
最初から当日まで、全てを一貫して行うことで、結婚式全体を流れとして把握できます。
結婚式当日をキャプテンとして経験するからこそ、打ち合わせでは当日を意識したタイムスケジュール組みをして行くことが出来ます。また、新規営業では、実体験として話すことが出来、新郎新婦への説得力が増します。
2.新郎新婦と末永いお付き合いができる
新郎新婦の晴れの日を最初から最後までお付き合いすることで、ふたりのことだけでなく、ご家族について知ることが出来たり、深い部分まで話していったりするため、より濃い関係になります。
そのため、結婚式後もお家へお邪魔させてもらうなど、一生のお付き合いになることもあります。
3.色んなスキルが身につく
営業から打ち合わせ、当日までと様々な力が求められるため、様々なスキルが身につきます。
一貫制のデメリット
- 覚えることや業務が多い
- 1人に対しての責任が重い
1.覚えることや業務が多い
全てを1人で行う為、結婚式の知識はもちろん、それぞれの場面で必要なスキルを身につけていかなければなりません。
業務もそれに合わせて増えて行く為、担当のカップルが増えると、仕事量もかなり膨大になってきます。
2.一人に対しての責任が重い
一貫して行う分、全ての責任の所在は自分にあります。
責任感を感じられる仕事である反面、一生に一回というかなり重い責任があります。
ウエディングプランナーには2種類ある！分業制と一貫制のまとめ
ウエディングプランナーと一口に言っても、2種類の大きな違いがありました。
「営業」「打ち合わせ」「結婚式当日の介添え」、それぞれを分担して行う分業制と、全て同じプランナーで行う一貫制。
会社によって取っているスタイルが異なる為、これからウエディングプランナーを目指す方は、自分はどちらが良いのかを考えてみて、会社選びの基準にしてみてください。
